Pracę online, przy konieczności jak najbardziej żywego kontaktu z kontrahentami i przeprowadzania większych spotkań pracowniczych, warto zorganizować przy wsparciu wideokonferencji. Dziś to nie tylko alternatywa dla dalekich wyjazdów służbowych, czy narad międzyoddziałowych. W okresie kwarantanny to konieczność. W przyszłości może stać się użytecznym i często używanym narzędziem w codziennej działalności firmy.
Na co się zdecydować?
Firma, chcąc organizować wideokonferencje, staje przed decyzją, czy do komunikacji wykorzystać osobny terminal, czy może zainstalować na komputerach programy pozwalające korzystać z chmury obliczeniowej?
Co jest lepsze?
Nie ma tu uniwersalnej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego, jaki system i jaki sprzęt jest najlepszy dla danej firmy do zorganizowania spotkania na odległość. Jak przedsiębiorstwo funkcjonuje i kto z kim ma się docelowo porozumiewać. Możliwości jest wiele, wystarczy dobrać je do swoich potrzeb. Programy takie jak np. MyOwnConference obsługują aż 16 języków. Pozwalają na jednoczesne uczestnictwo nawet 5 tys. osób. Dodatkowo umożliwiają tworzenie ankiet, wyświetlanie prezentacji i prywatne rozmowy na czacie , bez wglądu innych uczestników spotkania. Aplikację można instalować korzystając z Maca, PC, iPad, iPhone, Android. WebEx natomiast daje tablicę do wspólnych notatek, a w przypadku GoToMeeting uczestnicy spotkania mogą w trybie rzeczywistym edytować dokument, zapisać i pobrać materiały lub zapoznać się z działaniem programów. AnyMeeting umożliwia prowadzenie konferencji w jakości HD. Korzystanie z tych wszystkich aplikacji jest płatne.
Jednak rezygnując z bardzo wysokiej jakości, można znaleźć darmowe narzędzie do prowadzenia wideorozmów, jakim jest Google Hangouts. Warte przemyślenia, bo zintegrowane z innymi produktami od Google, np. z Kalendarzem Google. W trakcie spotkania uczestnicy mogą dzielić się plikami z Dysku Google. Transmisja na żywo ma opóźnienie około minuty, co może nieco utrudniać wymianę myśli.
Terminale, czyli systemy wielokonferencyjne
Chcąc uzyskać efekt zbliżony do udziału w normalnej konferencji, warto zainwestować w wydajny niezależny terminal. Oferuje on najwyższej jakości połączenia, które cechuje bardzo wysoka rozdzielczość i płynność obrazu oraz bardzo dobry dźwięk. Wykorzystywany sprzęt jest odpowiednio dostosowany do potrzeb komunikacji biznesowej. System nie korzysta z chmury, więc bezpieczeństwo przepływu danych jest jeszcze większe. Takie rozwiązanie wymaga jednak stałej współpracy z IT i sprawdza się najlepiej w korporacjach, jednostkach administracyjnych, samorządowych i do rozmów na wyższych szczeblach firm, na przykład pomiędzy członkami zarządu czy rady nadzorczej.
Rozmowy w chmurze
Większość aplikacji do wideokonferencji znajdziemy w tzw. chmurach obliczeniowych. Zaletą korzystania z nich jest to, że są proste w obsłudze, podobne do pozostałych programów, którymi pracownicy posługują się na co dzień. Wystarczy kliknąć w odpowiedni przycisk, by połączyć się z dowolnym miejscem na ziemi, poprzez swój laptop, tablet czy smartfon, które dziś na ogół są wyposażone i w kamerkę, i w przyzwoity mikrofon. Za te usługi trzeba płacić abonament w trybie miesięcznym lub rocznym, rzadziej za jednorazowy dostęp.
Ceny są różne, w zależności od aplikacji i rodzaju wykupionej usługi – od 9 do nawet 300 euro miesięcznie. Jeśli firma zakupiła klasyczne pakiety biurowe – Office od Microsoft, czy G Suite od Google, to zawierają one w swoim zestawie także aplikacje do robienia spotkań online – Microsoft Teams albo Hangouts Meet. Warto je wykorzystać, tym bardziej że opłacone zostały już w ramach zakupu całego pakietu. Z takich wideokonferencji, pomimo pewnych obaw o bezpieczeństwo chmury, korzystają też firmy szczególnie dbające o utajnienie swoich danych. Niektóre aplikacje oferują np. usługi, które mogą być postawione lokalnie, w danym przedsiębiorstwie, na przykład Vidyo z usługą Saas. Komunikacja jest tam szyfrowana na każdym etapie połączenia.
Chmura jest dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Świetnie służy porozumiewaniu się z pracującymi zdalnie lub mobilnymi pracownikami, a także z klientami. Nie wymaga przy tym też stałego nadzoru specjalistów IT.
Możliwości jest sporo. Zanim firma się na coś zdecyduje, powinna przejrzeć dostępne rankingi programów wideokonferencyjnych oraz ich dostawców i oczywiście szczegółowo zapoznać się z ofertą, dobierając ją do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
