Do Sejmu trafiła zapowiadana od dawna nowelizacja ustawy o rachunkowości, która pozwoli na podpisywanie sprawozdań finansowych przez jednego członka zarządu. Nowe rozwiązania miałyby w większości wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Przepisy te zawierają jednak nie tylko ułatwienia, ale także zmiany dotyczące formatu samych sprawozdań.
Jeden podpis za wszystkich
Najważniejsza zmiana w nowych przepisach to oczywiście wspomniana możliwość podpisania elektronicznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności przez jednego tylko członka zarządu wieloosobowego – po uprzednim upoważnieniu go przez pozostałych członków. Obecnie sprawozdanie muszą obowiązkowo podpisać wszyscy członkowie zarządu. Celem przepisu jest wprowadzenie uproszczeń dla jednostek kierowanych przez zarząd wieloosobowy, które ze względów organizacyjno-technicznych mają trudności z elektronicznym podpisywaniem sprawozdań. Odpowiedzialność zarządu i elektroniczna (obowiązkowa) forma sprawozdań pozostaną bez zmian.
Aby złożenie podpisu tylko przez jednego członka zarządu było możliwe, konieczne będzie specjalne oświadczenie pozostałych członków, że się na to zgadzają. Jak wynika z nowych przepisów, oświadczenia oraz odmowy złożenia tych oświadczeń będą sporządzane w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem.
Jeżeli dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej, to osoba podpisująca sprawozdanie finansowe będzie sporządzała odwzorowania cyfrowe tych dokumentów, a następnie opatrywała te odwzorowania podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Co istotne – oświadczenie złożone przez pozostałych członków organu wieloosobowego (najczęściej zarządu lub rady dyrektorów) będzie musiało potwierdzać, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa złożenia oświadczenia będzie traktowana jako równoważna z odmową podpisania sprawozdania finansowego i wymagać będzie pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie ma umożliwić elektroniczne wyszukiwanie
Nowelizacja wprowadzi także nowe formaty elektroniczne dla sprawozdań finansowych oraz nałoży nowe obowiązki na biegłych rewidentów. I tak – na podstawie nowych przepisów emitenci sporządzający roczne sprawozdania finansowe w oparciu o polskie standardy rachunkowości (jak również zgodnie z MSR) będą sporządzać swoje sprawozdania, które stanowią część raportu rocznego, w formacie stosowanym dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w unijnym rozporządzeniu 2019/815, czyli XHTML (ang. Extensible Hyper Text Markup Language, czyli rozszerzalny język znaczników hipertekstowych).
Jednostki niebędące emitentami, ale sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, będą mogły sporządzać je w formacie stosowanym przez tę jednostkę dla celów rocznego raportu finansowego, o którym mowa w rozporządzeniu 2019/815 (XHTML) lub w innym formacie przeszukiwalnym.
Wspomniane unijne rozporządzenie 2019/815 (chodzi o rozporządzenie z 17 grudnia 2018 r. uzupełniające dyrektywę 2004/109/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych dotyczących specyfikacji jednolitego elektronicznego formatu raportowania; Dz. Urz. UE L 143 oraz Dz. Urz. UE L 326) przewiduje, że emitenci sporządzają swoje raporty roczne, a więc także sprawozdania finansowe, które wchodzą w skład tego raportu, w formacie XHTML. W przypadku sprawozdań skonsolidowanych należy je oznakować przy użyciu standardu Inline XBRL.
Zmiany w zakresie formatu sprawozdania finansowego mają oczywiście na celu nie tylko dostosowanie się do ogólnoeuropejskich standardów, ale także ułatwienie kontroli. Odpowiedni format ułatwia przeszukiwanie sprawozdań pod kątem interesujących fiskusa danych i w ten sposób ułatwia też typowanie podatników do ewentualnych „pogłębionych” kontroli.
Fiskus zbiera coraz więcej informacji na bieżąco
Warto zauważyć, że zmiany dotyczące odpowiednich formatów sprawozdań finansowych to nie wszystko, co w najbliższym czasie dostanie do swojej dyspozycji fiskus. Już od 2023 r. będzie miał również pełny wgląd we wszystkie wystawiane faktury. Od tego roku wszyscy podatnicy przy wystawianiu faktur (ale nie rachunków) będą musieli obowiązkowo korzystać z rządowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dodatkowo podatkowy Polski Ład, który trafił już do Sejmu przewiduje, że od roku 2023 wszystkie księgi i ewidencje podatkowe będą prowadzone w formie elektronicznej i przesyłane w formie ustrukturyzowanej bezpośrednio do fiskusa. Równocześnie ZUS chce wprowadzić obowiązek składania jednolitego pliku ubezpieczeniowego. Co miesiąc, w terminie do 20. dnia następnego miesiąca będą przesyłane księgi w przypadku, gdy na podstawie ksiąg i ewidencji jest ustalany dochód, od którego są wpłacane miesięczne zaliczki. Kwartalnie, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego bezpośrednio po upływie kwartału, będą przesyłane księgi w przypadku, gdy na podstawie ksiąg i ewidencji jest ustalany dochód, od którego są wpłacane kwartalne zaliczki. Po zakończeniu roku księgi będą przesyłane raz jeszcze, tym razem w terminie do upływu terminu dla złożenia zeznania za rok podatkowy (dla podatników PIT jest to ostatni dzień kwietnia, dla podatników CIT, dla których rok podatkowy jest taki sam jak kalendarzowy – ostatni dzień marca).
Na tym jednak nie koniec. Nowe przepisy dadzą bowiem ministrowi finansów prawo do poszerzenia zakresu danych przekazywanych w formie ustrukturyzowanej. Zakres dodatkowych danych będzie mógł być określony w drodze rozporządzenia. Pozwoli to fiskusowi na zbieranie, w formie elektronicznej, niemal dowolnych danych od przedsiębiorców.
W kontekście zmian w rachunkowości dotyczących sprawozdań warto pamiętać, że wymóg składania sprawozdania finansowanego dotyczy wszystkich, którzy muszą lub zdecydowali się na prowadzenie ksiąg rachunkowych – niezależnie od tego czy są dużą spółką, czy firmą jednoosobową.
Niezłożenie sprawozdania – teoria a praktyka
Teoretycznie za niezłożenie sprawozdania grożą wysokie kary. W praktyce, przeglądając KRS nietrudno natknąć się na spółki, które nie składają sprawozdań nawet po kilka lat z rzędu. Z ogólnie dostępnych danych wynika np. że kilka lat temu na 258 tys. działających spółek z o.o. sprawozdania złożyło zaledwie 150 tys. I ten stan, niestety, od wielu lat bynajmniej wcale się nie poprawia. Dziś takich spółek jest ponad 400 tys. (dane za 2020 r.) – ile z nich nie składa sprawozdań trudno mi powiedzieć. Jednak zaglądając od czasu do czasu do KRS w poszukiwaniu danych finansowych, wcale nie tak rzadko natrafiam na takie „braki”.
Tymczasem sprawozdanie ważne jest nie tylko dla fiskusa, który może przeprowadzić jego analizę pod kątem ewentualnej potrzeby kontroli, ale także np. dla banków czy kontrahentów spółki. Na podstawie analizy sprawozdania można bowiem wyrobić sobie opinię na temat kondycji finansowej i wiarygodności danego podmiotu. I pora chyba, aby coś z tym zrobiono. Mimo tego bowiem, że ostatnio sądy rejestrowe zawiadamiają prokuratury o fakcie niezłożenia sprawozdania (jest to przestępstwo), to problem nadal nie znika.
